高雄市振興經濟策略推展協會(經策會)的部落格

今天我在「數位工作研究會」這個 Google+ 社群上問了一個問題：「最近想要好好調整名片管理的流程，大家平常會怎麼整理自己收到的名片呢？」，獲得了一些朋友的回應，因此把這個問題寫成一篇文章一起分享。

雖然現在大家都有臉書、即時通、線上通訊錄，不過大多數聚會、開會場合裡大家還是一樣會使用紙本名片。像是「Evernote Hello 人脈印象筆記 Android App 記住每一次邂逅」這樣的方法要落實在目前工作場合還不是那麼容易，而在交換了紙本名片之後，要如何處理紙本名片最簡單呢？

我是一個很懶惰的人，要我去整理紙本名片可以說是天方夜譚，而日積月累下來根本不可能在需要時找出以前交換過的某一張名片。所以首先一定要想辦法用懶惰的人也能輕鬆完成的方式，將紙本名片「無紙化」，然後用數位的方法加快整理的效率、減少無用的步驟。

想到把紙本名片「數位化」，第一個最常被想到的應該就是利用「名片全能王」之類的軟體去掃描。

不過這對我來說有幾個問題：

• 1.我沒有購買付費版，最多一週只能掃三張名片，而有時候剛好遇到聚會，就會超出限額。
• 2.掃描需要一些時間，掃描後，不免要去確認一下各個欄位掃描是否正確（雖然大多時候都是正確的）。
• 3.掃描後轉存通訊錄時，常常第一時間還不知道應該將聯絡人分類在哪裡比較好，因為還不知道會和這位聯絡人產生什麼聯繫。

因此，我就開始思考有沒有更適合自己的方法。而下面就是我自己的方法的分享。

• 01.收到名片，拍照存入 Evernote

收到名片當下，或是在聚會中找到空檔，先把名片拍照存入 Evernote。

• 02.用「來源」當做名片筆記標題

直接啟動 Evernote 的拍照筆記，那麼拍好名片後，就順手輸入標題。在筆記標題上我會輸入一個最重要的關鍵字：「來源」。

來源的意思是這張名片怎麼來的？例如在什麼場合拿到的？因為什麼事情拿到的？是不是到對方公司拜訪？我一定會輸入這種關鍵字當做筆記標題。

如果沒時間，這樣就能把名片的數位筆記存好。如果有時間，頂多在標題多輸入對方的姓名。

• 03.需要時才開始整理名片

經過前面的數位轉存後，當然紙本名片就可以隨便我處理掉了，也不用再去花時間整理紙本名片。而那些數位的名片筆記，我也不會沒事去整理，反正全部先儲存在一個固定資料夾即可。

以後想起要聯絡某個人時，就到這個數位名片盒裡去「搜尋關鍵字」。

當我們第一次想要聯絡一個之前碰過面的人，這時候我們會想起什麼？一定是想起碰面的「來源」，反而姓名還不一定記得住。而這時候前面利用「來源」建立的筆記標題就發揮作用了，方便我直接搜尋到該記事。

而且別忘了，當你拍下名片筆記的當下，Evernote 還會自動幫你記錄時間、地點等資訊，所以不管要從「事時地物」去找出「人」都很方便。

• 04.真正要聯絡時才加入通訊錄

一直到真的要第一次聯絡對方時，通常會是寫電子郵件，或是用手機打電話吧？這時候，我才「順便」把這張名片的資料輸入到數位通訊錄中。

如果是要用 Gmail 寫郵件，寄信完直接就建立該聯絡人。如果要用手機打電話，一樣可以撥號通話完，把通話記錄直接建立 Android 聯絡人，而這兩個通訊錄是互通同步的。

這樣做有幾個好處：

• 1.只花時間建立真正會聯絡的通訊錄（而不是所有名片都花時間建立通訊錄）。
• 2.這時候建立的聯絡人，才會知道真正應該將他們分類到哪裡，減少分類時間的浪費。

有朋友提到，我們還可以在最後真的要在 Gmail 建立通訊錄時，把 Evernote 該則名片筆記的「記事連結」，複製到通訊錄裡，以後查詢更方便，到時候點擊這個 Evernote 記事連結，就可以用電腦上的 Evernote 軟體開啟相關名片筆記。

另外，用 Evernote 建立名片筆記還有個好處，就是以後工作上的 Evernote 筆記，也可以把相關人物的名片筆記連結進來，整理查詢更方便。

以上是我自己的操作方法，主要是希望能「盡量減少不需要的步驟」、「盡量不要花時間整理分類」，把時間投入到重點上：

在雲端工作、數位生活中節省與擁有更多時間的方法。